Das Portal für Axpo-Lieferanten

WeBuy powered by Coupa

Coupa ist ein führendes Cloud-basiertes E-Commerce-Unternehmen das ein einfaches und robustes Portal zur Verfügung stellt, um Käufer mit Lieferanten zu verbinden. Da Coupa Cloud-basierend ist, ist keine Installation von Hard- oder Software erforderlich. WeBuy und somit auch die Abwicklungen über WeBuy sind für Sie kostenfrei. 

WeBuy powered by Coupa deckt den gesamten Procure-to-Pay-Prozess ab. 

Als Lieferant erhalten Sie über das «Coupa Supplier Portal» (CSP) vollständige Prozesseinsicht: Sie sehen unsere Bestellungen, können Ihre Rechnungen erfassen und sehen, wenn diese zur Bezahlung freigeben sind.

Teilen Sie uns mit, wie Sie mit Coupa zusammenarbeiten möchten.

Nach der Einführung von Coupa müssen unsere Lieferanten Rechnungen elektronisch mittels Coupa Lieferantenportal (CSP) oder Benachrichtigung durch den Lieferanten (SAN) einreichen:

  1. Lieferantenportal (CSP):
    Wir senden Ihnen eine E-Mail-Einladung zur Registrierung auf dem CSP. Sie können sich am CSP anmelden, um Bestellungen anzuzeigen sowie Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Für weitere Informationen benutzen Sie bitte folgenden Link
  2. Benachrichtigung durch den Lieferanten (SAN):
    Sie können direkt aus Ihrem E-Mail-Posteingang heraus handeln, Bestellungen entgegennehmen und Rechnungen erstellen, ohne sich zu registrieren oder sich im Coupa Lieferantenportal anzumelden. Für weitere Informationen benutzen Sie bitte folgenden Link
Registrieren

Für die erstmalige Registrierung kontaktieren Sie das Procurement Team der Axpo mit untenstehendem Kontaktformular. Nach Prüfung erhalten Sie anschliessend von Axpo eine Einladung per E-Mail, um sich über das CSP einzuloggen und Ihre Profildaten zu vervollständigen.

Bereits registriert?

Sie sind im CSP bereits als Lieferant der Axpo oder von einer der in Coupa angebundenen Tochter-/Beteiligungsgesellschaften registriert? Melden Sie sich direkt über das Coupa Supplier Portal an.

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Kontakt

Sollten Ihnen die FAQ nicht weiterhelfen, können Sie gerne telefonisch oder via Formular mit uns Kontakt aufnehmen.

Procurement

Weitere Informationen zum Bereich Procurement finden Sie hier.

Häufig gestellte Fragen

Coupa Lieferantenportal (CSP)

Weitere Informationen erhalten Lieferanten auf der Coupa Supplier Support-Seite oder beim zuständigen Supplier Enablement-Team von Axpo. Kontaktieren Sie die zuständige Person mit obenstehendem Kontaktformular.

Die Nutzung des Coupa-Lieferantenportals ist kostenlos.

Das Coupa Supplier Portal (CSP) ist eine Cloud-basierte Plattform, die speziell für die Zusammenarbeit von Käufern und Lieferanten entwickelt wurde. Lieferanten können den CSP verwenden, um ihre Bestellungen anzuzeigen, Rechnungen zu erstellen und einzureichen sowie ihre Kataloge mit bestimmten Käufern zu verwalten. Mit dem CSP können Lieferanten auch den Status aller Transaktionen überprüfen, ohne sich an eine Kreditorenabteilung wenden zu müssen.

Basierend auf Informationen, die im Rahmen einer Umfrage erhalten wurden, richtet Axpo Lieferantenkonten im Coupa-Lieferantenportal ein. Ungefähr drei Wochen vor dem Go-Live-Datum erhalten Sie von Coupa eine E-Mail, in der Sie sich anmelden und registrieren können. Anschließend können Sie die Bestell- und Rechnungsprozesse über die Plattform verwalten.

Während das Coupa-Lieferantenportal ein sehr intuitives und benutzerfreundliches System ist, hat Axpo zusätzliche Ressourcen entwickelt, einschließlich Lehrmaterialien und häufig gestellten Fragen, um Lieferanten durch die verschiedenen Prozesse und Funktionen zu führen. Klicken Sie hier, um auf zusätzliche Informationen und Ressourcen zu Coupa zuzugreifen.

Nach der Inbetriebnahme von Coupa wird empfohlen, dass Lieferanten jede Rechnung über das Coupa-Lieferantenportal einreichen.

Es ist keine zusätzliche Software erforderlich. Lieferanten benötigen nur Zugang zum Internet und ein E-Mail-Konto, um auf das Coupa-Lieferantenportal zugreifen zu können. Lieferanten können sich bei Fragen via obenstehendem Kontaktformular an das Procurement Team wenden.

Lieferanten erhalten zunächst im September / Oktober eine E-Mail-Einladung von Axpo. Nach der E-Mail-Einladung erhalten Lieferanten von Coupa eine zweite E-Mail mit einem Link zur Registrierung im Coupa-Lieferantenportal.

Der Registrierungsvorgang sollte nach Erhalt der Einladungs-E-Mail weniger als 5 Minuten dauern. Lieferanten können damit rechnen, 2020 eine Einladungs-E-Mail von Axpo zu erhalten.

Nein, Lieferanten müssen nicht für jeden Kunden ein separates Coupa Supplier Portal (CSP) -Konto erstellen. Lieferanten können eine E-Mail-Adresse / ein Konto bei CSP verwenden, um mehrere Konten zu überwachen.

Wenn Lieferanten nicht am Coupa Supplier Portal (CSP) teilnehmen können, benötigen sie eine gültige E-Mail-Adresse, um Bestellungen über die SAN-Schnittstelle (Supplier Actionable Notifications) zu erhalten. Fragen zum SAN richten Sie bitte via obenstehendem Formular an das Procurement Team.

Wenn ein Lieferant die Coupa-E-Mail-Initiierung nicht erhält, wenden Sie sich via obenstehendem Kontaktformular an das Procurement Team. Da diese E-Mails möglicherweise als Spam gekennzeichnet sind, werden Lieferanten gebeten, alle E-Mail-Ordner zu überprüfen.

Mehrere Konten innerhalb der Organisation des Lieferanten können vom Kontoadministrator des Lieferanten zu einem Konto hinzugefügt werden. Jedes Mitglied erhält eine Einladung, seine eigenen Passwörter zu erstellen.

Ja. Durch Klicken auf die Bestätigungsschaltfläche wird bestätigt, dass der Lieferant der Bestellung (PO) zustimmt und die angeforderten Produkte oder Dienstleistungen liefert. Dies sendet auch eine Bestätigung an den Kontoinhaber, der dann über die Annahme der Bestellung informiert wird.

Lieferanten müssen bei der erstmaligen Einrichtung ihres Kontos alle erforderlichen Daten in das Coupa Supplier Portal (CSP) eingeben. Sobald das Lieferantenkonto eingerichtet wurde, füllt Coupa automatisch alle Bestellungen und Rechnungen mit den erforderlichen Details. Die Bestellung stellt sicher, dass Lieferantenrechnungen von Axpo rechtzeitig und in Übereinstimmung mit den Bedingungen der Bestellung überprüft und genehmigt werden können.

Allgemeine FAQ

Durch den Wechsel zu Coupa trägt Axpo dazu bei, einen einfacheren, transparenteren und für beide Seiten effizienteren Prozess für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Lieferanten zu schaffen, einschließlich effizienterer Bestellungen (POs) und Rechnungsstellungsprozesse. 

Der Wechsel zu Coupa bedeutet, dass Axpo und seine Lieferanten auf einer gemeinsamen Plattform namens Coupa Supplier Portal zusammenarbeiten: für alle Interaktionen (z. B. Senden und Empfangen von Bestellungen und Rechnungen, Kommunikation, Informationsaktualisierungen usw.) 

Axpo erwartet, dass das neue System Mitte 2020 für alle Lieferanten in Betrieb genommen wird. 

Eine "Bestellung" steht für Bestellung. Nach dem Start von Coupa erhalten die Lieferanten für jede Bestellung eine Bestellung. 

Ja. Lieferanten werden gebeten, bei der Erstellung einer Rechnung eine Rechnungsnummer anzugeben. Auf diese Weise können Lieferanten dieselbe Nummer verwenden, die möglicherweise von ihrem eigenen Administrator für die Bestellung erstellt wurde. 

Die Zusammenarbeit mit dem Coupa Supplier Portal (CSP) bietet viele Vorteile für Lieferanten:

  1. Kostenloses Self-Service-Tool für Lieferanten - Aktualisieren Sie Profile und Kontaktinformationen auf einfache Weise
  2. Einfach zu bedienen - Sie erhalten alle Bestellungen und verfolgen den Zahlungsstatus in Echtzeit
  3. One-Stop-Shop - Erstellen und senden Sie Rechnungen ganz einfach online
  4. Weniger Papier - Rechnungen müssen nicht mehr gedruckt, verschickt oder gefaxt werden
  5. Standardprozesse = schnellere Berechtigungen 

Lieferanten unterliegen den Vertragsrichtlinien und -verfahren von Axpo. Sobald ein Lieferant einen Auftrag für eine bestimmte Dienstleistung oder ein bestimmtes Produkt erhalten hat, wird der Lieferant von Axpo aufgefordert, sich beim CSP zu registrieren.

Fakturierung

Idealerweise möchten wir, dass alle Rechnungen über das Coupa-Lieferantenportal eingereicht werden. Wenn Ihre Rechnungen direkt von z. Quickbooks (oder andere Rechnungsprogramme) statt über das Coupa-Lieferantenportal; Bei der Bearbeitung Ihrer Rechnung und Zahlung kann es zu Verzögerungen kommen.

Idealerweise möchten wir, dass alle Rechnungen über das Coupa-Lieferantenportal eingereicht werden. Sie können Ihre Rechnungen weiterhin per E-Mail an uns senden, und wir werden sie manuell bearbeiten. Ihre Rechnung muss mindestens in einer textbasierten PDF-Datei vorliegen und eine Kontaktperson sowie eine Bestellnummer (falls verfügbar) enthalten. Bitte beachten Sie: Wenn Sie den CSP nicht verwenden, kann es zu Verzögerungen bei der Bearbeitung Ihrer Rechnung und Zahlung kommen.

Idealerweise möchten wir, dass alle Rechnungen über das Coupa-Lieferantenportal eingereicht werden. Sie können Ihre Rechnungen weiterhin per E-Mail an uns senden, und wir werden sie manuell bearbeiten. Ihre Rechnung muss mindestens in einer textbasierten PDF-Datei vorliegen und eine Kontaktperson sowie eine Bestellnummer (falls verfügbar) enthalten. Bitte beachten Sie: Wenn Sie den CSP nicht verwenden, kann es zu Verzögerungen bei der Bearbeitung Ihrer Rechnung und Zahlung kommen.

Unabhängig von der Häufigkeit oder den Gründen für Ihre Rechnung oder Ihren Status als Organisation (z. B. gemeinnütziger, gemeinnütziger, öffentlicher oder privater Sektor) gilt unser neues E-Procurement-System Coupa für Sie. Idealerweise möchten wir, dass alle Rechnungen über das Coupa-Lieferantenportal eingereicht werden. Sie können Ihre Rechnungen weiterhin per E-Mail an uns senden, und wir werden sie manuell bearbeiten. Ihre Rechnung muss mindestens in einer textbasierten PDF-Datei vorliegen und eine Kontaktperson und eine Bestellnummer (falls verfügbar) enthalten. Bitte beachten Sie: Wenn Sie den CSP nicht verwenden, kann es zu Verzögerungen bei der Bearbeitung Ihrer Rechnung und Zahlung kommen.

Procurement Weisung

Lieferanten unterliegen den Vertragsrichtlinien und -verfahren von Axpo. Sobald ein Lieferant einen Auftrag für eine bestimmte Dienstleistung oder ein bestimmtes Produkt erhalten hat, wird der Lieferant von Axpo aufgefordert, sich beim CSP zu registrieren.

Bestellung

Es gibt keinen Filter zum Anzeigen von Bestellungen basierend auf deren Rechnungsstatus. 

Lieferanten können die Bestellungen ihrer Kunden überprüfen, indem sie im Dropdown-Menü auf die Registerkarte "Bestellungen" klicken. Wenn ein Lieferant mit mehr als einem Coupa-Kunden verbunden ist, muss er den Namen des Kunden aus dem Dropdown-Menü auswählen, um seine Bestellungen anzuzeigen. Bitte beachten Sie, dass Lieferanten ihre Kunden direkt kontaktieren müssen, um Zugriff zu erhalten. 

Lieferanten können ihren Kunden mitteilen, dass sie die Bestellung erhalten haben, indem sie auf die Schaltfläche "Bestellbestätigung" klicken. Dies signalisiert, dass der Lieferant die Waren und / oder Dienstleistungen nach erfolgreichem Eingang der Bestellung liefert und dem Kundenanforderer eine Benachrichtigung sendet. 

Lieferanten können eine Rechnung für eine einzelne Bestellung (PO) mehrmals abrechnen, indem sie einfach wie gewohnt auf das Bestellsymbol für die Bestellung klicken und den Betrag eingeben, der auf der Rechnung angezeigt werden soll. Ein Lieferant muss diesen Schritt jedes Mal wiederholen, wenn er eine Bestellung in Rechnung stellt. 

Ja. Das System von Coupa ermöglicht automatische E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen für Statusaktualisierungen, sodass sich der Lieferant nicht jedes Mal beim Portal anmelden muss, um den Status seiner Bestellungen zu überprüfen.

Lieferanten - Schulung und Support

Referenzen und Support-Ressourcen werden auf der dieser Coupa-Webseite der Axpo sowie auf Coupa.com verfügbar sein. Überprüfen Sie beide Ressourcen regelmäßig auf Aktualisierungen.

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