Informativa per eventi con registrazione preventiva ed autorizzazione foto e video

Informativa Privacy

Axpo Italia S.p.A. con sede legale in Via IV Novembre 149 -00187 Roma e sede operativa in Via XII Ottobre 1, 16121 Genova (“Axpo”), si impegna costantemente per tutelare la privacy di tutti coloro che intendono partecipare agli eventi da questa organizzati (gli “Eventi”). Questo documento (la “Informativa”) è stato redatto al fine di consentirti di comprendere in che modo i tuoi Dati Personali, come più sotto definiti, saranno trattati nell’ambito degli Eventi. L’Informativa è volta a fornirti le informazioni necessarie affinché tu possa esprimere un consenso esplicito ed informato ai trattamenti sotto descritti, se lo ritieni opportuno.

In generale, ogni informazione o Dato Personale che fornirai Axpo, nell’ambito dell’utilizzo dei servizi offerti da Axpo (i “Servizi”), come meglio definiti nel successivo Paragrafo 3, saranno trattati secondo i principi, internazionalmente riconosciuti, di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.

In particolare, se sei nostro cliente la presente Informativa è integrativa rispetto a quella dedicata ai nostri clienti e che potrai trovare a questo link.

Se non sei nostro cliente la presente Informativa è integrativa rispetto a quella dedicata ai lead e che potrai trovare a questo link.

INDICE

1 - Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

2 - Nome, dettagli di contatto e altri Dati Personali

       . Foto e video dell’Evento

       . Speciali categorie di dati personali

       . Dati forniti volontariamente dall’interessato

       . I dati personali oggetto di trattamento

3 - Finalità del trattamento

4 - Base legale e natura obbligatoria o facoltativa del trattamento

5 - Destinatari dei dati personali

6 - Trasferimenti dei dati personali

7 - Conservazione dei dati personali

8 - Diritti dell’interessato

1.     Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

Axpo, come identificato all’inizio dell’Informativa, è il Titolare del trattamento relativamente a tutti i Dati Personali che sono trattati nell’ambito degli Eventi.

Puoi contattare il Responsabile della protezione dei dati (“DPO”) di Axpo al seguente indirizzo: privacy.it@axpo.com.

2.     I dati personali oggetto di trattamento

Laddove per partecipare ad un Evento fornissi i tuoi dati ad Axpo, ti informiamo che Axpo tratterà i tuoi Dati Personali, che potranno essere costituiti - anche a seconda delle tue decisioni su come utilizzare i Servizi - da un identificativo come il nome, l’indirizzo email, il numero di telefono, un numero di identificazione come il codice cliente o a uno o più elementi caratteristici della tua identità fisica, fisiologica, psichica, economica, culturale o sociale idonea a renderti identificato o identificabile (di seguito solo “Dati Personali”).

I Dati Personali trattati nell’ambito degli Eventi sono i seguenti:

• Nome, dettagli di contatto e altri Dati Personali

In occasione della partecipazione ad un Evento, potrai comunicare ad Axpo (ad es. tramite form o moduli cartacei) informazioni quali il tuo nome, il numero di telefono, l’indirizzo email, la nazione di residenza, etc.

Inoltre, qualora partecipassi ai sondaggi o ad eventuali promozioni che venissero poste in essere da Axpo, così come quando comunichi con Axpo tramite il Servizio Clienti o la segreteria organizzativa dell’Evento, Axpo potrà raccogliere le ulteriori informazioni che deciderai di fornire.

• Foto e video dell’Evento

In occasione degli Eventi potrebbero essere effettuate da incaricati di Axpo delle riprese audio visive e degli scatti fotografici. Esprimendo il tuo consenso, tramite il flag che trovi in calce al form di registrazione all’Evento, puoi consentire a Axpo l’uso della tua immagine e voce (la “Immagine”). Partecipando all’Evento riconosci di essere a conoscenza della possibilità che Axpo, solo con il tuo esplicito consenso, utilizzi la tua immagine e voce (la “Immagine”) per le finalità di cui al successivo Paragrafo 3.

• Speciali categorie di dati personali

Per consentirti di prendere parte ad alcune delle attività che possono avere luogo durante gli Eventi e per poter dare seguito alle tue richieste (ad es. laddove soffrissi di un'intolleranza alimentare o laddove le tue convinzioni religiose ti impedissero di consumare determinati tipi di alimenti, potremo predisporre un menù diverso per te per la cena sociale che potrebbe tenersi a seguito di una conferenza) potrebbe esserti richiesto di fornire alcune informazioni che potrebbero riguardare alcune categorie sensibili di Dati Personali, come dati idonei a rivelare l'origine razziale o etnica, le convinzioni religiose o filosofiche o dati relativi alla salute ("Dati Personali Particolari"). Potresti inoltre (volontariamente o meno) fornirci le suddette informazioni anche attraverso i campi liberi che sono presenti nel form tramite il quale ti iscrivi ad un Evento.

Axpo ti invita a non inviare tali Dati Personali Particolari se non strettamente necessario. Invero, tali Dati Personali Particolari possono essere oggetto di trattamento solo con il tuo consenso esplicito (manifestabile tramite il flag presente in calce al form tramite il quale ti iscrivi ad un Evento) e nel rispetto della normativa pro tempore vigente. Axpo sottolinea pertanto l'importanza di manifestare il tuo esplicito consenso al trattamento dei Dati Personali Particolari, laddove decidessi di condividere tali informazioni.

• Dati forniti volontariamente dall’interessato

Come già sopra accennato, in occasione degli Eventi hai modo, tramite la compilazione dei moduli e dei form che potrebbero essere messi a disposizione da Axpo, di comunicare informazioni di vario genere ad Axpo, che potrebbero contenere Dati Personali di altre persone.

Rispetto a tali ipotesi, ti poni come autonomo titolare del trattamento, assumendoti tutti gli obblighi e le responsabilità di legge. In tal senso, conferisci sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento, ecc. che dovesse pervenire a Axpo da terzi soggetti i cui Dati Personali siano stati trattati in violazione delle norme sulla tutela dei dati personali applicabili. In ogni caso, qualora fornissi o in altro modo trattassi Dati Personali di terzi, garantisci fin da ora - assumendotene ogni connessa responsabilità - che tale particolare ipotesi di trattamento si fonda sul consenso di tale terzo interessato o su un’altra idonea base giuridica che legittima il trattamento delle informazioni in questione.

3.     Finalità del trattamento

Axpo utilizzerà i tuoi Dati Personali per le seguenti finalità:

• fornire i Servizi quali: consentirti di partecipare agli Eventi (qual ad es. convegni e seminari, cene sociali, Annual Meeting, eventi aziendali ecc.), inviarti la newsletter di Axpo che potresti aver richiesto come Servizio iscrivendotici e che contiene solo materiale informativo e non commerciale e fornirti qualsiasi informazione o ulteriore Servizio tu richieda ("Fornitura del Servizio");

• inviarti comunicazioni di marketing, promozioni e pubblicità, ricerche di mercato e sondaggi, tramite e-mail, SMS, per telefono, tramite banner, posta cartacea, messaggistica istantanea, tramite un operatore, attraverso le pagine social media ufficiali di Axpo; nonché per attività di marketing in senso lato, incluse le manifestazioni a premio, giochi e concorsi, di prodotti e/o servizi riferibili ad Axpo o a terze parti ("Marketing");

• inviarti comunicazioni di marketing via email riguardanti prodotti e servizi simili a quelli che hai acquistato da Axpo (“Soft Spam”);

• per creare un tuo profilo raccogliendo e analizzando informazioni sulle selezioni e le scelte che fai durante gli Eventi. Questo profilo verrà utilizzato per fornirti informazioni su altri prodotti e/o servizi che Axpo ritiene possano interessarti e per mostrarti pubblicità che potrebbero essere pertinenti ai tuoi gusti. Tutti gli algoritmi coinvolti in questo processo automatizzato o semi automatizzato vengono regolarmente testati per assicurarci che non ti vengano proposti prodotti che non ti interessano (“Profilazione”);

• pubblicazione di immagini e video in cui potrà essere inserita, senza obbligo in tal senso per Axpo, la tua Immagine, eventualmente in forma segmentata o parziale e unitamente ad altre immagini o contenuti, anche riguardanti il marchio Axpo e/o quello delle società ad essa collegate, per finalità promozionali e informative, su internet (sito aziendale, social networks in pagine collegate a Axpo e/o alle società ad essa collegate, newsletter elettronica di Axpo), in presentazioni interne e sulla Intranet aziendale di Axpo e/o delle società ad essa collegate, escluse le finalità commerciali di vendita diretta di prodotti e servizi (“Pubblicazione delle Immagini”);

• assolvere ad obblighi di legge che impongono a Axpo la raccolta e/o l'ulteriore elaborazione di determinati tipi di Dati personali (“Compliance”);

• prevenire o individuare qualsiasi abuso nei confronti di Axpo, o qualsiasi attività fraudolenta e dunque permettere a Axpo di tutelarsi in giudizio (“Abusi/Frodi”).

4.     Base legale e natura obbligatoria o facoltativa del trattamento

Le basi legali utilizzate da Axpo per trattare i tuoi Dati, secondo le finalità indicate nel precedente Paragrafo 3, sono le seguenti:

• Fornitura del Servizio: il trattamento per questa finalità è necessario per poterti fornire i Servizi e, pertanto, per l’esecuzione del contratto con te. L’eventuale trattamento dei tuoi Dati Personali Particolari si basa sul tuo consenso specifico, che sei libero di revocare in qualsiasi momento seguendo le indicazioni presenti al Paragrafo 8 della presente Informativa. Non è obbligatorio fornire a Axpo i tuoi Dati Personali per questa finalità né rilasciare il tuo consenso al trattamento dei tuoi Dati Personali Particolari, ma in caso contrario non sarà possibile fornirti alcuni o tutti i Servizi che richiederai.

• Marketing: il trattamento per questa finalità è basato sul tuo consenso. Non è obbligatorio dare il tuo consenso a Axpo per questa finalità e sei libero di revocarlo in qualsiasi momento senza alcuna conseguenza (se non per il fatto che non riceverai più comunicazioni di marketing da Axpo). Puoi revocare il tuo consenso precedentemente conferito seguendo le indicazioni presenti al Paragrafo 8 della presente Informativa.

• Soft Spam: il trattamento per tale finalità è basato sull’interesse di Axpo ad inviarti comunicazioni di marketing via email riguardanti prodotti e servizi simili a quelli che hai già acquistato da Axpo. Puoi interrompere la ricezione di queste comunicazioni, senza alcuna conseguenza per te (oltre il fatto che non riceverai più ulteriori comunicazioni di questo genere da Axpo) utilizzando il link che trovi in calce ad ognuna di queste email;

• Profilazione: il trattamento per questa finalità è basato sul tuo consenso. Non è obbligatorio dare il tuo consenso a Axpo per questa finalità e sei libero di revocarlo in qualsiasi momento senza alcuna conseguenza (tranne l’impossibilità di beneficiare della personalizzazione delle offerte commerciali che riceverai da Axpo). Puoi revocare il tuo consenso precedentemente conferito seguendo le indicazioni presenti al Paragrafo 8 della presente Informativa.

• Pubblicazione delle Immagini: il trattamento per questa finalità è basato sul tuo consenso, informato, espresso e facoltativo. Per manifestare chiaramente il tuo consenso a che Axpo utilizzi la tua immagine, ti chiediamo di esprimerlo tramite il flag che trovi in calce al form di registrazione all’Evento, e di confermarlo indossando il badge (“Badge”), che ti viene fornito dallo staff di Axpo presente all’Evento.

Attraverso il tuo consenso, concedi l’autorizzazione a Axpo all’utilizzo della tua Immagine, a titolo totalmente gratuito, per le riprese audio visive e degli scatti concessi in occasione dell’Evento, in contesti che ritraggono la figura singolarmente o in gruppo, eseguite da incaricati di Axpo.

Axpo garantisce che non userà l’Immagine in contesti e modalità che pregiudichino la dignità personale ed il decoro dei soggetti ripresi. L’autorizzazione all’utilizzo della tua Immagine è valida dalla data di rilascio sino alla tua opposizione, da esercitare tramite le modalità indicate al Paragrafo 8 dell’Informativa.

Tramite l’Autorizzazione dichiari sotto la tua responsabilità: a) di essere pieno ed esclusivo titolare dei diritti sull’Immagine e di non ledere alcun diritto di terzi; e b) che la partecipazione alla realizzazione delle riprese audio visive e degli scatti concessi di cui sopra avviene a titolo gratuito e di cedere a Axpo, a titolo definitivo - fermi restando i diritti di cui all’Informativa - i diritti di sfruttamento dell’Immagine nonché delle registrazioni audio e/o video secondo le modalità di cui sopra, sempre a titolo gratuito, rinunciando sin d’ora a qualsiasi pretesa economica.

Axpo ti invita ad indossare il Badge in modo ben visibile e a non rimuoverlo per tutto il tempo in cui parteciperai all’Evento. Puoi revocare il tuo consenso in qualsiasi momento ad ulteriori fotografie/riprese segnalandolo allo staff di Axpo e non indossando il Badge. Puoi inoltre revocare il tuo consenso seguendo le indicazioni presenti al Paragrafo 8 della presente Informativa.

• Compliance: il trattamento per questa finalità è necessario per Axpo al fine di assolvere eventuali obblighi di legge. Quando fornisci dei Dati Personali a Axpo, dovranno essere trattati secondo la normativa applicabile, il che potrebbe comportare la loro conservazione e comunicazione alle Autorità per obblighi contabili, fiscali o di altra natura.

• Abusi/Frodi: le informazioni raccolte per questa finalità saranno usate esclusivamente per prevenire e/o individuare eventuali attività fraudolente o abusi nei confronti di Axpo e dunque permette a Axpo di tutelarsi in giudizio.

5.     Destinatari dei dati personali

I tuoi Dati Personali potranno essere condivisi con i soggetti presenti indicati di seguito (i “Destinatari”):

• soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ossia: i) persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza a Axpo in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria, finanziaria, di recupero crediti o di altra natura relativamente alla erogazione dei Servizi; ii) le società di comunicazione che forniscono i fotografi che sono presenti all’Evento o lo staff dell’Evento, laddove non fosse composto da dipendenti di Axpo;
• soggetti con i quali sia necessario interagire per l'erogazione dei Servizi (ad esempio gli hosting provider o i fornitori di piattaforme per l’invio di mail, nonché ristoranti o alberghi laddove fosse previsto il pernottamento e/o il vitto in relazione ad un Evento);
• persone autorizzate da Axpo al trattamento di Dati Personali necessario a svolgere attività strettamente correlate all'erogazione dei Servizi, che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza (es. dipendenti di Axpo);
• società del Gruppo Axpo per finalità amministrative interne;
• soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i tuoi Dati Personali per finalità di Compliance, Abusi o Frodi, o per ordini delle autorità;

6.     Trasferimenti dei dati personali

Considerata la presenza internazionale di Axpo, alcuni dei tuoi Dati Personali sono condivisi con Destinatari che si potrebbero trovare al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Axpo assicura che il trattamento suoi Dati Personali da parte di questi Destinatari avviene nel rispetto della normativa applicabile. Invero, i trasferimenti vengono effettuati tramite adeguate garanzie, quali decisioni di adeguatezza, Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea o altre.

La tua Immagine potrà inoltre essere pubblicata su Internet, come specificato al precedente Paragrafo 3, se avrai dato il consenso al suo utilizzo da parte di Axpo.

Maggiori informazioni sono disponibili presso Axpo scrivendo al seguente indirizzo: privacy.it@axpo.com.

7.     Conservazione dei Dati Personali

I Dati Personali trattati per la finalità di Fornitura dei Servizi saranno conservati da Axpo per il tempo strettamente necessario alla suddetta finalità. In ogni caso, poiché tali Dati Personali sono trattati per fornirti i Servizi, Axpo potrà conservarli per un periodo maggiore, in particolare per quanto possa essere necessario al fine di proteggere gli interessi di Axpo da possibili reclami relativi ai Servizi.

I Dati Personali trattati per le finalità di Marketing, Profilazione saranno conservati da Axpo fino al momento in cui revochi il tuo consenso; ti sarà comunque ricordato periodicamente il consenso prestato. Una volta revocato il consenso, Axpo non utilizzerà più i tuoi Dati Personali per tali finalità, ma potrà comunque conservarli, in particolare per quanto possa essere necessario al fine di proteggere gli interessi di Axpo da possibili reclami basati su tali trattamenti.

I Dati Personali trattati per la finalità di Soft Spam saranno conservati da Axpo fino a quando non ti opporrai a tale trattamento attraverso il link che trovi in calce ad ognuna delle e-mail di Soft Spam.

I Dati Personali trattati per la finalità di Pubblicazione delle Immagini saranno conservati da Axpo per il tempo necessario al perseguimento della suddetta finalità.

I Dati Personali trattati per la finalità di Compliance saranno conservati da Axpo per il periodo previsto da specifici obblighi legali o dalla normativa applicabile.

I Dati Personali trattati al fine di prevenire Abusi/Frodi saranno conservati da Axpo per il tempo strettamente necessario alla suddetta finalità e dunque fino al momento in cui Axpo sarà tenuta a conservarli per tutelarsi in giudizio a comunicare detti dati alle Autorità competenti.

8.     Diritti dell’interessato

Hai il diritto di chiedere a Axpo, in qualunque momento:

• l'accesso ai tuoi Dati Personali, (o una copia di tali Dati Personali), nonché ulteriori informazioni sui trattamenti in corso su di essi;
• la rettifica o l’aggiornamento dei tuoi Dati Personali trattati da Axpo, laddove fossero incompleti o non aggiornati;
• la cancellazione dei tuoi Dati Personali dai database di Axpo;
• la limitazione del trattamento dei tuoi Dati Personali da parte di Axpo;
• di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati Personali che ti riguardano;

nonché puoi:

• opporti al trattamento dei tuoi Dati Personali da parte di Axpo (es. Soft Spam);
• revocare il tuo consenso per le finalità di Marketing, Profilazione o Pubblicazione delle Immagini.
• revocare il tuo consenso per le finalità di Fornitura del Servizio, relativamente al trattamento dei tuoi Dati Personali Particolari.

Puoi revocare il consenso al Marketing inviato a mezzo e-mail e interrompere la ricezione di Soft Spam utilizzando l’apposito link che trovi in calce ad ogni e-mail ricevuta. La stessa modalità potrà essere utilizzata per interrompere la ricezione della newsletter di Axpo, laddove l’avessi richiesta come Servizio.

Oltre a quanto sopra riportato, puoi esercitare i tuoi diritti anche scrivendo a Axpo al seguente indirizzo: privacy.it@axpo.com.

In ogni caso hai sempre diritto di proporre reclamo all'Autorità di Controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali) qualora ritieni che il trattamento dei tuoi Dati Personali sia contrario alla normativa in vigore.