Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”), informujemy, że:
Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Axpo Solar Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Emilii Plater 28, 00-688 Warszawa, której dokumentacja jest przechowywana przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000941740, REGON: 520962268, NIP: 5272984875, o kapitale zakładowym wynoszącym 470.000,00 zł („Administrator”).
Podmioty danych
Administrator przetwarza dane osobowe podmiotów korzystających z formularzy kontaktowych zamieszczonych pod linkami https://www.axpo.com/pl/pl/projekty-fotowoltaiczne/the-offer/for-business-customers.html i https://www.axpo.com/pl/pl/projekty-fotowoltaiczne/the-offer/for-investors.html, a także osób kontaktujących się z Administratorem za pośrednictwem wiadomości mailowych (dalej osoby te łącznie jako „Użytkownicy”).
Przetwarzane przez Administratora dane osobowe obejmują:
1) dane osobowe osób kontaktujących się z Administratorem poprzez dany formularz kontaktowy spośród wyżej wymienionych: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, firma, profil zgłaszającego tzn. właściciel gruntów/ inwestor/ klient biznesowy oraz inne dane osobowe zawarte w treści wiadomości w ramach formularza. W razie nawiązania kontaktu z Użytkownikiem w związku z wypełnionym formularzem kontaktowym, Administrator przetwarza również dane osobowe zawarte w treści rozmowy / korespondencji;
2) dane osobowe osób kontaktujących się z Administratorem drogą mailową: adres e-mail, informacje zawarte w korespondencji, podpis, dane zawarte w stopce wiadomości nadawcy.
3) dane osobowe odwiedzających wskazane powyżej podstrony: informacje o wyrażeniu zgody na komunikację, w tym login.
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe są przetwarzane w celach:
1) analizy zgłoszeń dokonanych w ramach formularza kontaktowego, prowadzenia komunikacji z osobami, które skorzystały z formularza kontaktowego, na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Administratora, polegających na obsłudze zgłoszeń dokonanych w ramach formularza kontaktowego, podejmowaniu działań nakierowanych na pozyskiwanie kontrahentów lub klientów, utrzymywaniu relacji z nimi oraz realizacji wewnętrznych celów administracyjnych, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
2) w razie podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy z Administratorem, w konsekwencji wypełnienia zgłoszenia w ramach formularza kontaktowego, dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji tych działań, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3) w przypadku, w którym Użytkownik wypełni formularz kontaktowy występując w imieniu innego podmiotu, np. jako uprawniony reprezentant przedsiębiorstwa, Administrator będzie przetwarzać dane osobowe tego Użytkownika w celu analizy zgłoszeń dokonanych w ramach formularza kontaktowego, prowadzenia komunikacji z podmiotem reprezentowanym przez Użytkownika, na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Administratora, polegających na podejmowaniu działań nakierowanych na pozyskiwanie kontrahentów lub klientów w ramach formularza kontaktowego, utrzymywaniu relacji z potencjalnymi kontrahentami lub klientami, oraz realizacji wewnętrznych celów administracyjnych. W dalszej kolejności, w razie podjęcia działań zmierzających do zawarcia z Administratorem umowy przez podmiot reprezentowany przez Użytkownika, dane osobowe Użytkownika będą przetwarzane w celu realizacji tych działań. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
4) umożliwienia ustalenia i dochodzenia przez Administratora roszczeń oraz obrony przed roszczeniami, na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na potrzebie realizacji jego praw, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
5) w razie kontaktu z Administratorem drogą mailową dane osobowe będą przetwarzane w celu rozpatrzenia skierowanej do Administratora wiadomości, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na prowadzeniu interakcji z Użytkownikami, reagowaniu na zgłoszenia lub wnioski. Podstawa prawna art. 6 ust. lit f RODO.
Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe Użytkowników mogą być ujawniane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, w tym dostawcom systemów informatycznych, oprogramowania i usług IT, współpracownikom Axpo świadczącym usługi doradztwa oraz pośrednictwa, doradcom prawnym, podatkowym i finansowym, audytorom, dostawcom usług księgowych. Dane mogą być ujawniane również podmiotom powiązanym z Administratorem w ramach grupy przedsiębiorstw, do której należy Administrator (tzw. grupy Axpo), do celów opracowywania i nadzorowania strategii biznesowej grupy przedsiębiorstw i realizacji wewnętrznych celów administracyjnych i zarządczych (np. w celach księgowych, w celu scentralizowanego zarządzania kontrahentami itp.), tj. w szczególności spółkom Urbasolar SAS oraz Axpo Holding AG, jak i poszczególnym spółkom specjalnego przeznaczenia z grupy Axpo, jeżeli nawiązanie współpracy z Użytkownikiem, np. w związku ze skorzystaniem przez niego z formularza kontaktowego, będzie wymagało zaangażowania tych podmiotów, a także spółce Axpo Polska sp. z o.o. i innym spółkom z grupy Axpo, świadczącym usługi na rzecz Administratora, w tym usługi informatyczne i marketingowe.
Dane osobowe Użytkowników mogą być ujawnione również podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności instytucjom uprawnionym do kontroli działalności Administratora lub instytucjom uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
Dostęp do danych osobowych mają tylko osoby, w przypadku których istnieje uzasadnienie takiego dostępu z uwagi na wykonywane zadania i świadczone usługi. Wszystkie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych z ramienia Administratora są zobowiązane do zachowania poufności danych i ich zabezpieczenia przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym.
Okresy przechowywania danych
Dane osobowe Użytkowników Strony internetowej będą przechowywane przez następujące okresy:
A. w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w ramach dostępnych formularzy kontaktowych:
1) w przypadku nawiązania kontaktu przez Administratora z Użytkownikiem, który skorzystał z udostępnionego formularza kontaktowego – przez okres trwania wymiany informacji, a następnie maksymalnie przez okres 1 roku ze skutkiem na koniec roku kalendarzowego, licząc od dnia ostatniej interakcji w sprawie, z tym jednak, że jeżeli dojdzie do podjęcia współpracy, dalszy okres przechowywania danych zostanie wskazany w odrębnej informacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych w związku z zawarciem i wykonaniem umowy;
2) w przypadku niepodjęcia kontaktu z Użytkownikiem, który skorzystał z udostępnionego formularza kontaktowego przez Administratora – przez okres do 3 miesięcy ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, licząc od dnia rozpatrzenia zgłoszenia w ramach formularza kontaktowego;
B. w odniesieniu do danych osób kontaktujących się z Administratorem drogą mailową: przez okres trwania wymiany informacji, a następnie przez okres 2 lat ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, z tym zastrzeżeniem, że jeśli przedmiotem korespondencji są negocjacje co do zawarcia lub realizacji umowy z Administratorem, korespondencja jest przechowywana przez okres trwania negocjacji lub okres realizacji umowy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;
W razie potrzeby ustalenia i dochodzenia przez Administratora roszczeń oraz obrony przed roszczeniami, np. w przypadku zgłoszenia roszczenia przez Użytkownika, wskazane okresy przechowywania i przetwarzania danych osobowych mogą ulec wydłużeniu na okresy przedawnienia roszczeń lub na czas trwania sporu, jeśli okaże się to niezbędne.
Zasady gromadzenia danych osobowych
W odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w ramach formularzy kontaktowych, podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do dokonania analizy zgłoszenia i nawiązania kontaktu z Użytkownikiem, który skorzystał z formularza.
W relacji do danych osobowych przetwarzanych w ramach kontaktu z Administratorem drogą mailową, podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do skontaktowania się z Administratorem. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości kontaktu z Administratorem, w tym rozpatrzenia przesłanej wiadomości.
Źródło pochodzenia danych osobowych
Dane osobowe zostały pozyskane przez Administratora w związku z przesłaniem przez Użytkownika formularza kontaktowego lub skierowaniem przez niego wiadomości drogą mailową, tj. zostały pozyskane bezpośrednio od Użytkownika.
Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych
Osoba, której dane dotyczą, może skorzystać z następujących praw:
a) prawa żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także otrzymania ich kopii,
b) prawa do sprostowania swoich danych osobowych,
c) prawa do usunięcia swoich danych osobowych,
d) prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
e) prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – konieczne jest wskazanie szczególnej sytuacji, która w ocenie osoby, której dane dotyczą, uzasadnia zaprzestanie przetwarzania,
f) prawa do przenoszenia danych;
g) prawa do wniesienia skargi do organu nadzorczego w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora – organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Zabezpieczenia
Administrator podejmuje odpowiednie działania techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych Użytkowników. Dane osobowe Użytkowników są dostępne tylko dla osób, które potrzebują ich do celów i zadań opisanych w niniejszej informacji o przetwarzaniu danych osobowych (np. osób obsługujących zgłoszenia w ramach formularzy kontaktowych, administratorów systemów informatycznych). Wszystkie te osoby są zobowiązane do traktowania danych osobowych w sposób poufny i wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami w zakresie ochrony danych osobowych. Dane są nam przekazywane w formie niezaszyfrowanej, za pomocą otwartej, transgranicznej sieci dostępnej dla każdego. Jednakże Administrator wdrożył środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem oraz zapewnienia autentyczności strony internetowej, integralności danych oraz poufności danych przekazywanych za pośrednictwem sieci wewnętrznej grupy (Intranetu).
Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych
Administrator przechowuje dane osobowe w infrastrukturze informatycznej dostarczanej przez podmioty zewnętrzne, w tym w skrzynkach mailowych, których serwery mogą być zlokalizowane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, a tym samym może przekazywać dane osobowe do odbiorców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Nadto Administrator może przekazywać dane osobowe podmiotom z grupy Axpo, w tym Axpo Holding AG z siedzibą w Szwajcarii, która zgodnie z Decyzją Komisji Europejskiej z dnia 26 lipca 2000 r. nr C (2000) 2304 zapewnia właściwy poziom ochrony danych osobowych przekazywanych z obszaru Unii Europejskiej.
W pozostałych przypadkach Administrator przekazuje dane osobowe wykorzystując mechanizmy zgodne z obowiązującym prawem, w tym z wymogami RODO, zawartymi m.in. w art. 46 RODO, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych. Więcej informacji o istniejących zabezpieczeniach wdrożonych przez Administratora w celu zapewnienia przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz o możliwościach uzyskania kopii tych zabezpieczeń lub o miejscu i sposobie udostępnienia tych zabezpieczeń można uzyskać kontaktując się z Administratorem w sposób wskazany w niniejszej informacji o przetwarzaniu danych osobowych.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie
Administrator nie podejmuje decyzji opartych na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym nie dokonuje profilowania, w oparciu o dane osobowe Użytkowników.
Dane kontaktowe
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem, kierując:
a) korespondencję tradycyjną na adres siedziby Administratora wskazany powyżej lub
b) za pośrednictwem dedykowanego adresu e-mail: kontakt@axpo-solar.com
Osoba, która złożyła wniosek lub żądanie dotyczące przetwarzania jej danych osobowych, w ramach korzystania z przysługujących jej praw, może zostać poproszona o odpowiedź na pytania, które umożliwią weryfikację jej tożsamości.