Axpo Italia S.p.A., con sede in Via IV Novembre, 149 - 00187 Roma, e sede operativa in Via XII Ottobre, n. 1, 16121 Genova, in qualità di titolare del trattamento (“Titolare” o “Axpo”), si impegna costantemente per tutelare la privacy di coloro i cui dati vengono raccolti (gli “Interessati”) nell’ambito di uno dei nostri contratti stipulati con Axpo (il “Contratto”) e/o ai fini della conclusione degli stessi. Questo documento (la “Informativa”) è stato redatto al fine di consentirle di comprendere in che modo i suoi Dati Personali, come più sotto definiti, saranno trattati da Axpo. Tutte le informative sono disponibili sul sito (https://www.axpo.com/it/it/home/privacy-policy.html).

In generale, ogni informazione o dato personale che fornirà a Axpo o che è raccolto in altro modo da Axpo, nell’ambito della stipula o esecuzione del Contratto, sarà trattato secondo i principi internazionalmente riconosciuti di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.

La presente informativa privacy è dedicata a Agenti di Axpo.

1.    Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

Axpo, come identificato all’inizio dell’Informativa, è il Titolare del trattamento relativamente a tutti i dati personali (di seguito solo “Dati Personali” o “Dati”) trattati nell’ambito dei trattamenti sotto descritti. Può contattare il Responsabile della protezione dei dati (“DPO”) di Axpo al seguente indirizzo: privacy.it@axpo.com

2.    I dati personali oggetto di trattamento

Axpo tratterà i suoi Dati Personali, che potranno essere costituiti da un identificativo come il nome, un numero di identificazione o uno o più elementi caratteristici della sua identità idoneo a renderla identificato o identificabile.

I Dati Personali trattati sono i seguenti:

• Nome, dettagli di contatto e altri Dati Personali

Il Titolare tratterà i suoi Dati Personali, raccolti nell’ambito del Contratto e/o ai fini della conclusione dello stesso, tra cui rientrano, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nome, cognome, il numero di telefono mobile, l’indirizzo e-mail, indirizzo di domicilio o residenza, codice fiscale/partita IVA, i dati di contatto in qualità di referente nei rapporti commerciali con l’Interessato, nonché i dati necessari per eseguire gli audit eventualmente concordati tra il Titolare e l’Interessato anche di natura etica e di compliance. Nell’ambito del trattamento dei Dati per finalità di Attività di Due Diligence, Axpo raccoglierà anche la copia della carta d’identità (o copia di documento con pari effetti legali) del legale rappresentante della controparte commerciale, che verrà immediatamente cancellata, dopo l’avvenuta identificazione.

• Dati raccolti da fonti pubbliche

Il Titolare completerà e, se del caso, arricchirà i Dati Personali da lei forniti con quelli pubblicamente disponibili presso il Registro delle Imprese alimentato dalle CCIAA italiane (es, CAP, telefono, e-mail, sede legale, indirizzo, provincia ecc.) forniti da società autorizzate ai sensi del codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali effettuato a fini di informazione commerciale e successive modifiche (c.d. Allegato A7 del Codice Privacy) e ai sensi del Codice di Condotta per il trattamento dei dati personali in materia di informazioni commerciali, pubblicato dall’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali.

3.    Finalità del trattamento

Axpo utilizzerà i suoi Dati Personali per le seguenti finalità:

• “Attività di Due Diligence”: nell’ambito dell’Attività di Due Diligence che Axpo svolge sulle sue controparti commerciali, in conformità con le direttive dettate dal gruppo Axpo di cui fa pare, Axpo le sottoporrà un questionario in cui le chiederà alcune informazioni personali. Tali informazioni verranno poi integrate attraverso informazioni di terzi titolari autonomi. Axpo non tratterà dati appartenenti alle categorie particolari ex art. 9 GDPR né informazioni relative a dati giudiziari e condanne penali ex art. 10 GDPR.
• “Esecuzione del Contratto”: prima della conclusione del Contratto, per finalità pre-contrattuali, come ad esempio rispondere a specifiche richieste, o consentire a Axpo di effettuare valutazioni volte a determinare l’effettiva conclusione di un contratto; procedere alla stipula del contratto, permettere la fruizione dei relativi servizi connessi all’esecuzione del contratto, svolgere le attività connesse o conseguenti all’esecuzione del contratto; effettuare comunicazioni relative allo svolgimento del Contratto, gestire eventuali fasi patologiche e/o pre-patologiche della relazione contrattuale, svolgere ispezioni sui fornitori, o richiedere  eventuali solleciti di insoluti o preavvisi di iscrizione nella Centrale dei Rischi di Banca d’Italia;
• “Compliance”: assolvere ad obblighi di legge, o per procedere alle prescritte segnalazioni alla Centrale dei Rischi di Banca d’Italia, che impongono a Axpo la raccolta e/o l'ulteriore elaborazione di determinati tipi di Dati Personali;
• “Abusi/Frodi”: prevenire o individuare qualsiasi abuso nei confronti di Axpo, o qualsiasi attività fraudolenta e dunque permettere a Axpo di tutelarsi in giudizio. Ad esempio, Axpo tratterà le informazioni raccolte da fonti pubbliche e pubblicamente accessibili, in linea con il Codice di condotta per il trattamento dei dati personali in materia di informazioni commerciali, per verifiche sulla sua situazione economica, finanziaria e patrimoniale, nonché sulla sua solidità, solvibilità ed affidabilità, in relazione a legittime esigenze connesse, in via esemplificativa e non esaustiva, all’analisi e alla definizione delle strategie e politiche di business, all’individuazione di soggetti per l’avvio di nuovi rapporti commerciali.

4.    Base legale e natura obbligatoria o facoltativa del trattamento

Le basi legali utilizzate da Axpo per trattare i suoi Dati, secondo le finalità indicate nel precedente Paragrafo 3, sono le seguenti

• Attività di Due Diligence: il trattamento per questa finalità è necessario sulla base del legittimo interesse di Axpo per verificare l’affidabilità dei propri partners commerciali. Non è obbligatorio fornire a Axpo i Dati Personali per questa finalità, ma in caso contrario non sarà possibile stipulare il contratto con lei.
• Esecuzione del Contratto: il trattamento per questa finalità è necessario all’esecuzione del contratto con lei o con l’azienda per la quale lavora. Non è obbligatorio fornire a Axpo i Dati Personali per questa finalità, ma in caso contrario non sarà possibile stipulare il contratto.
• Compliance: il trattamento per questa finalità è necessario per Axpo al fine di assolvere eventuali obblighi di legge. Quando fornisce Dati Personali a Axpo, dovranno essere trattati secondo la normativa applicabile, il che potrebbe comportare la loro conservazione e comunicazione alle Autorità per obblighi contabili, fiscali o di altra natura.
• Abusi/Frodi: le informazioni raccolte per questa finalità saranno usate esclusivamente per prevenire e/o individuare eventuali attività fraudolente o abusi e dunque permette a Axpo di tutelarsi in giudizio. I trattamenti inclusi in tale finalità potranno essere basati sul legittimo interesse di Axpo.

5.    Destinatari dei Dati Personali

I suoi Dati Personali potranno essere condivisi con i soggetti presenti indicati di seguito (i “Destinatari”):

• soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ossia: persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza a Axpo in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria, finanziaria e di recupero crediti relativamente al Contratto;
• soggetti con i quali sia necessario interagire per l’esecuzione o la stipula del Contratto (ad esempio gli hosting provider o i fornitori di piattaforme per l’invio di mail);
• soggetti delegati a svolgere attività di manutenzione tecnica (inclusa la manutenzione degli apparati di rete e delle reti di comunicazione elettronica);
• persone autorizzate da Axpo al trattamento di Dati Personali necessario a svolgere attività strettamente correlate all’esecuzione o alla stipula del Contratto, che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza (es. dipendenti di Axpo);
• soggetti, enti od autorità (ad es. alla Centrale dei Rischi di Banca d’Italia) a cui sia obbligatorio comunicare i Dati Personali per finalità di Compliance, Abusi o Frodi, o per ordini delle autorità.
• La società Moody’s Analytics UK Limited rispetto a quanto descritto nella finalità “Attività di Due Diligence”.

6.     Trasferimenti dei Dati Personali

I nostri servizi sono offerti in Italia e, attraverso il nostro gruppo imprenditoriale, in molti paesi europei. Ciò significa che i suoi Dati possono essere conservati, consultati, utilizzati, trattati e comunicati al di fuori della sua giurisdizione, compreso all'interno dell'Unione Europea, degli Stati Uniti d'America, o di qualsiasi altro Paese in cui si trovano, i fornitori di servizi, i responsabili del trattamento e i loro sub-responsabili, o dove potrebbero trovarsi i loro server o le loro infrastrutture di cloud computing. Ti assicuriamo che il trattamento dei suoi Dati da parte dei Destinatari avviene nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati applicabile, compresa la normativa europea ed italiana a cui siamo soggetti. Laddove richiesto dalla normativa europea sulla protezione dei dati, il trasferimento dei suoi Dati al di fuori dell’Unione Europea avverrà sulla base di adeguate garanzie (quali le clausole contrattuali standard dell’Unione Europea per il trasferimento dei dati tra paesi facenti parte dell’UE e paesi al di fuori dell’UE) e/o di altre basi legali secondo la normativa dell’UE. Maggiori informazioni, tra cui copia degli accordi per il trasferimento, sono disponibili scrivendo a: privacy.it@axpo.com

7.    Conservazione dei Dati Personali

I Dati Personali trattati per la finalità di Attività di Due Diligence saranno conservati da Axpo per tutta la durata di Esecuzione del Contratto con Lei.

I Dati Personali trattati per la finalità di Esecuzione del Contratto saranno conservati da Axpo per il tempo strettamente necessario alla suddetta finalità. In ogni caso, poiché tali Dati Personali sono trattati in funzione del Contratto, Axpo potrà conservarli per un periodo maggiore, in particolare per quanto possa essere necessario al fine di proteggere gli interessi di Axpo da possibili reclami relativi al Contratto ed in ogni caso secondo le tempistiche previste dagli artt. 2220 e 2946 del Codice civile.

I Dati Personali trattati per la finalità di Compliance saranno conservati da Axpo per il periodo previsto da specifici obblighi legali o dalla normativa applicabile.

I Dati Personali trattati al fine di prevenire Abusi/Frodi saranno conservati da Axpo per il tempo strettamente necessario alla suddetta finalità e dunque fino al momento in cui Axpo sarà tenuta a conservarli per tutelarsi in giudizio o a comunicare detti dati alle Autorità competente.

8.    Diritti dell’Interessato

Ha il diritto di chiedere a Axpo, in qualunque momento:

• l'accesso ai suoi Dati Personali, (o una copia di tali Dati Personali), nonché ulteriori informazioni sui trattamenti in corso su di essi;
• la rettifica o l’aggiornamento dei suoi Dati Personali trattati da Axpo, laddove fossero incompleti o non aggiornati;
• la cancellazione dei suoi Dati Personali dai database di Axpo;
• la limitazione del trattamento dei suoi Dati Personali da parte di Axpo;
• di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati Personali che la riguardano;

nonché può:

• opporsi al trattamento dei suoi Dati Personali da parte di Axpo;

Puoi esercitare i suoi diritti scrivendo a Axpo via:

• lettera: Axpo Italia S.p.A. Via XII Ottobre 1 – 16121 Genova
• posta elettronica: privacy.it@axpo.com
• PEC: segreteria@pec.axpoitalia.biz

In ogni caso ha sempre diritto di proporre reclamo all'Autorità di Controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali) qualora ritenga che il trattamento dei suoi Dati Personali sia contrario alla normativa in vigore.

I Dati Personali oggetto di trattamento nell'ambito della presente comunicazione sono stati forniti a Axpo direttamente dall'interessato in presenza di un rapporto contrattuale con Axpo stessa.

9.    Modifiche

La presente informativa è valida dalla data indicata nella sua intestazione. Axpo si riserva di modificarne o semplicemente aggiornarne il contenuto, in parte o completamente, anche a causa di variazioni della normativa applicabile. Axpo la informerà di tali variazioni non appena verranno introdotte ed esse saranno vincolanti non appena le saranno inviate. Axpo la invita quindi a prestare attenzione a tutte le comunicazioni che le saranno inviate per prendere cognizione della più recente ed aggiornata versione dell’Informativa, in modo da essere sempre aggiornato sui dati raccolti e sull’uso che ne fa Axpo. L’interessato potrà visionare il testo dell’informativa costantemente aggiornata sul sito internet della società nonché consultare ogni notizia utile in materia nella sezione Privacy dello stesso sito.